Sono in pochi a sapere che c’è una grossa differenza tra wedding planner e coordinator.
Sono due figure molto diverse, anche se hanno lo scopo comune di far funzionare il matrimonio secondo le esigenze degli sposi.
E’ importante conoscere in cosa queste due figure differiscono, per poter scegliere consapevolmente se preferire l’una o l’altra.
Vediamo, quindi, qual è il compito di ciascuna e quali sono le rispettive caratteristiche.
Wedding Planner
Il significato letterale, in italiano è “organizzatore di matrimoni”.
Io preferisco usare l’espressione inglese, perché detto in italiano sembra quasi che sia la figura a cui si rivolgono i single per trovare un fidanzato o una fidanzata.
E dire “pianificatore di matrimoni” suona davvero malissimo.
Ma cosa fa questo wedding planner?
Accompagna gli sposi per tutto il corso dei preparativi al matrimonio.
– Aiuta la coppia a focalizzare i propri desideri, a immaginare il giorno delle nozze. E imposta insieme agli sposi un progetto creativo che dovrà poi essere il filo conduttore del matrimonio.
– Si occupa della gestione del budget, prestando attenzione a che sposa e sposo non si facciano prendere la mano dall’entusiasmo e inizino a dilapidare a destra e sinistra le cifre pensate per le nozze.
– Fa una selezione dei fornitori sulla base del progetto creativo concordato, chiede preventivi e li sottopone alla coppia. Senza imporre nulla e lasciando sempre libertà di scelta agli sposi. Anche a costo di dover ricominciare cento volte la ricerca.
– Va in location per i sopralluoghi (minimo tre) e in atelier con sposa e sposo per la scelta e la prova dei loro abiti.
– E’ sempre a portata di telefono per consigli, pareri e… per fare da “effetto camomilla” quando scatta l’inevitabile ansia.
– Crea la timeline dell’evento e fa in modo che tutti i fornitori ce l’abbiano, per rispettare le esatte tempistiche della giornata.
Il giorno del matrimonio è presente fin dall’inizio della preparazione.
Non potendosi dividere ed essere in due posti in contemporanea, normalmente quel giorno lavora con almeno un assistente, in modo da poter essere presente sia sul luogo della cerimonia che in quello del ricevimento.
Per fare da punto di riferimento per i fornitori e per risolvere immediatamente eventuali inconvenienti che si potrebbero creare.
Rimane in location fino alla fine della festa e si occupa di smontare gli allestimenti rimasti e portar via tutto ciò che non appartiene alla villa o al ristorante dove si è tenuto il ricevimento.
Coordinator
Il coordinator si occupa, appunto, di coordinare.
E’ un servizio simile a quello del wedding planner, solo che il coordinator non pianifica.
La prima parte di organizzazione è fatta completamente dagli sposi.
Sono loro a cercare e scegliere i fornitori e a gestire il budget, a partire dalla ricerca della location fino alle partecipazioni, bomboniere, fiori, musica, prova abiti, ecc…
Circa tre mesi prima del matrimonio, mettono tutto in mano al coordinator.
Da quel momento le comunicazioni con i fornitori passano solo attraverso di lui, che diventa ufficialmente responsabile di realizzare concretamente la giornata sognata e progettata dagli sposi.
Deve quindi gestire la regia delle nozze, sul copione scritto interamente dagli sposi e nel quale, prima di quel momento, non ha avuto parte.
Anche in questo caso, viene affiancato da almeno un assistente e rimane per tutto il tempo a disposizione di sposi e fornitori.
Al termine della giornata, provvede a che la location venga sgomberata da tutto ciò che non le appartiene.
Quale dei due è meglio avere?
Dipende.
1) Dipende da cosa volete.
Se volete fare voi la ricerca dei fornitori perché avete tempo o perché conoscete già professionisti del settore o perché è semplicemente una bella avventura… allora è meglio il coordinator.
NB: una ricerca ha evidenziato che una coppia, senza aiuti, ha bisogno di circa 10.000 ore per organizzare il matrimonio. Che equivale a poco più di 416 giorni.
Se invece non avete tempo o modo per fare tutta la ricerca fornitori, per impostare un progetto creativo o semplicemente volete potervi appoggiare per tutto il percorso ad una persona che ha le conoscenze e l’esperienza… allora è meglio la wedding planner.
2) Dipende dal vostro budget
Il costo sia di wedding planner che di coordinator rientra nel budget complessivo. Ma ovviamente dovrà farsi spazio tra tutte le altre voci di costo.
Quindi se avete un budget già di partenza molto basso, meglio un coordinator.
Se invece avete un budget anche solo medio, meglio un wedding planner.
Considerate, in ogni caso, che il/la wedding planner, grazie alla gestione del budget e alla conoscenza dei fornitori, può trovarvi soluzioni più convenienti.
O anche solo evitarvi spese eccessive che, magari, da soli sareste portati a fare, ma semplicemente perché non avete un metro di misura sulle tariffe chieste normalmente dai fornitori. E quindi può far comunque tornare i conti sul budget totale.
In ogni caso: affidatevi a qualcuno
Perché il matrimonio magari non sarà in assoluto il giorno più importante della vostra vita… ma lo è in questo momento. E non potete permettervi che qualche imprevisto lo rovini.
Perché non tutto filerà liscio come l’olio, ci saranno sicuramente degli intoppi… ma la vostra serenità viene prima di tutto. E non potete permettervi che qualcosa la turbi.
Perché la memoria umana non è infallibile e tante cose ce le dimentichiamo… ma ciò che è legato alle emozioni rimane nella mente in modo indelebile. E non potete permettervi di avere nemmeno un’emozione negativa.
Non aspettate oltre.
Il primo passo da fare è cercare un wedding planner o un coordinator.
Anzi… l’avete già trovato.
Basta cliccare QUI.
By Cristina Corazza – Rock Wedding Planner