A volte capita che gli sposi decidano di non avvalersi di una wedding planner perché il location manager ha garantito che penserà a tutto lui e, quindi: “A cosa vi serve una planner? Non vi conviene risparmiare questi soldi?”.
Ora vi spiego perché in questi casi è bene pensarci due volte prima di accettare una proposta del genere.
Ma partiamo dall’inizio: chi è il location manager?
Il location manager
E’ la persona di riferimento della location, che la conosce come le proprie tasche e che ha seguito decine e decine di eventi in quello stesso luogo.
Può essere il proprietario, ma anche un gestore o un direttore preposto per gli eventi.
E’ lui (o lei, ovviamente) che accompagna gli sposi a visitare la location per la prima volta, mostrando tutti i vari ambienti ed illustrando come solitamente vengono utilizzati per i matrimoni.
Ha esperienza di cosa può accadere in location, di quale sia il miglior “piano B” in caso di pioggia o di troppo caldo.
Il location manager è anche la persona che si occupa della parte economica: spiega i vari pacchetti agli sposi (numero di portate, centritavola, stampa menu, allestimento bomboniere, extra-time, show cooking, ecc…) e, sulla base delle loro scelte, formula un preventivo.
Durante il giorno delle nozze, è importantissimo che sia presente in struttura, perché dovrà sovraintendere al servizio, controllare che tutto proceda nei modi e nei tempi stabiliti ed essere reperibile per qualsiasi evenienza imprevista.
Ma quindi, che differenza c’è rispetto ad una wedding planner?
Perché non può fare lui quello che farebbe la wedding planner?
Ad ognuno il proprio ruolo
Il location manager è il responsabile della location, NON del matrimonio.
Lui di quel matrimonio non sa nulla.
Non conosce necessariamente i fornitori, non conosce il progetto di nozze nella sua interezza, non ha visto gli abiti degli sposi prima di quel giorno.
Se la cerimonia avviene al di fuori della location, lui non sa nemmeno con esattezza che tipo di cerimonia sarà. Religiosa? Di quale religione? Civile? Nella sala comunale del municipio o in un’altra location del comune? Ci saranno damigelle d’onore o paggetti? Quante bottoniere deve fare il fiorista e a chi deve consegnarle?
E’ importante che ci sia nel caso in cui cambino le tempistiche del matrimonio o nel caso in cui accadano degli imprevisti inerenti la location.
Esempio
Tre invitati che non dovevano esserci si presentano lo stesso.
E’ importante che ci sia il location manager per avvisare la cucina e per far aggiungere dei posti a tavola.
Esplode un tubo in bagno.
Ovviamente la wedding planner non può sapere come chiudere l’acqua e chi sia il tecnico di riferimento che sistemi il problema. Il location manager invece lo sa e può intervenire.
Il location manager conosce la timeline del matrimonio, sa come si sposteranno gli ospiti tra un ambiente e l’altro della location e quando, sa se ci sono allegrie o intolleranze alimentari.
Sa se c’è l’animazione per i bambini, il dj o la band dal vivo, se verranno fatti i fuochi d’artificio o le stelline scintillanti al taglio della torta.
Ma la sua è solo una conoscenza dovuta alle necessità tecniche di buon funzionamento della giornata. Non è lui che costruisce il matrimonio, passo passo, con gli sposi.
La presenza fisica
Il location manager è presente al momento del ricevimento, ma non negli altri momenti del matrimonio.
Il giorno delle nozze non è composto solo dal ricevimento.
Ci sono ben quattro fasi nel corso della giornata (alcuni ne considerano solo tre, ma io ne conto quattro).
- Preparazione.
E’ la primissima parte della giornata, prima della cerimonia, quando gli sposi, separatamente, si preparano.
Trucco, parrucco, cravatta, scarpe, giarrettiera, ecc…
In questa fase il location manager non è assolutamente presente. La wedding planner sì. - Cerimonia.
Anche se avviene nello stesso luogo del ricevimento, il location manager al massimo sa quante sedie occorrono e in che posizione.
Non conosce il contenuto dei libretti della cerimonia, non sa se ci saranno damigelle o paggetti, non sa chi porterà le fedi all’altare e nemmeno – nella gran parte dei casi – chi sarà il celebrante. La wedding Planner sì: ha progettato lei tutto questo con gli sposi. - Ricevimento.
Come dicevo sopra, il location manager ha un’ottima conoscenza tecnica della tabella di marcia della giornata, ma solo in quanto responsabile della location. La wedding planner è responsabile della buona riuscita del matrimonio in tutto e per tutto. - Festa finale.
E’ il momento delle danze dopo il taglio della torta.
Alcuni lo considerano parte integrante del ricevimento, ma io preferisco dividerlo perché in questa fase c’è una movimentazione particolare.
Solitamente c’è il lancio del bouquet e della giarrettiera, che va seguito con attenzione e dopo questo momento alcuni fornitori iniziano ad andar via (fotografi, musicisti che hanno suonato durante il pasto, l’animatrice per i bambini). Questi fornitori, spesso, vanno saldati con delle buste di cui il location manager non sa nulla. Ma la wedding planner sì e fa in modo che ognuno abbia quanto gli è dovuto, secondo gli accordi presi con gli sposi.
L'errore... e la soluzione
L’errore che spesso fanno gli sposi è ritenere che il location manager e la wedding planner siano intercambiabili e che, quindi, non sia necessario averli entrambi.
Questo non è affatto vero, né il giorno del matrimonio – come ho dimostrato sopra – né in tutto il percorso che viene fatto prima con gli sposi.
In tutti i mesi precedenti le nozze, la wedding planner affianca costantemente gli sposi.
Va agli appuntamenti con i fornitori, in atelier per la prova abiti, parla con i genitori, aiuta a scacciare le crisi d’ansia… diventa perfino la loro confidente, facendo da complice in qualche bella sorpresa che sposo e sposa si preparano a vicenda.
Il location manager può essere il più bravo e competente di questa terra, ma ci sono settimane in cui ha un matrimonio al giorno… come potrebbe seguire davvero gli sposi nello stesso modo di una wedding planner?
“E’ il tempo che hai perduto per la tua rosa, che ha reso la tua rosa così importante” (Il Piccolo Principe – Antointe de Saint-Exupérie)
by Cristina Corazza – Rock Wedding Planner