La timeline del giorno delle nozze è una delle cose più importanti per la gestione di quella giornata.
Purtroppo, però, è anche una di quelle che vengono considerate dagli sposi come irrilevanti o del tutto inutili. E che spessissimo (per non dire sempre) evitano di fare quando si organizzano da soli il matrimonio.
La giustificazione più frequente è: “Ci mette ansia”.
Ma ragazzi miei, lo sapete perché vi mette l’ansia??
Timing e ansia
La timeline mette l’ansia a voi sposi perché:
- Non sapete da che parte incominciare a predisporla.
Se, di base, non sapete quanto può durare un determinato servizio (es: la preparazione dal parrucchiere), come fate a pianificare gli step successivi? - Non vi passa nemmeno per la testa che – affinché la vostra giornata sia davvero perfetta – le cose debbano avvenire in un determinato ordine,
Ma è ovvio che non ci pensiate: siete concentrati su tutte le cose belle che accadranno, che senso avrebbe costringersi a dare un tempo a ciascuna? - Se fate la timeline e non avete la wedding planner… chi dovrebbe controllare che tutto si svolga come pianificato? Voi??
Sì, certo, vi ci immagino, presi a godervi la giornata ma con l’orologio in mano e la tabella di marcia arrotolata in un calzino…
La verità è che fare una scaletta precisa di quello che succederà durante la giornata permette di controllare meglio le cose ed evitare al minimo il rischio di imprevisti.
Poi, ovviamente, serve qualcuno che si occupi della gestione di questa scaletta e serve che sia stata condivisa per tempo con i fornitori.
Perché non si può certo pensare che i fornitori lasciati all’oscuro delle tempistiche e gli invitati che sono lì per divertirsi, si possano autogestire e che tutto fili liscio. Sarebbe pura fantasia.
Ma alla fine, in una timeline cosa ci dev’essere dentro?
Le giuste tempistiche
Nella timeline ci dev’essere dentro tutto quello che farete il giorno delle nozze, a partire dal momento della sveglia fino a quando terminerà il ricevimento.
L’ideale è suddividerlo a blocchi, specificando di volta in volta gli orari per lo sposo e per la sposa.
- Preparazione
Comprende tutto ciò che si fa a casa, prima della cerimonia.
Inizia con gli orari della sveglia e termina con l’ora esatta in cui si deve uscire per recarsi sul luogo della cerimonia. - Cerimonia
Bisogna indicare gli orari di inizio (non quello presunto, quello esatto, concordato con il celebrante) e di presunta fine.
Inoltre è necessario valutare quanto tempo richiederanno i saluti con gli invitati post-cerimonia (tutti vogliono baciare gli sposi) e le foto con genitori e testimoni.
Termina con l’orario di partenza dal luogo della cerimonia per recarsi alla location del ricevimento. - Ricevimento
E’ necessario quantificare le tempistiche degli antipasti a buffet e del servizio al tavolo, nonchè eventuali pause sorbetti. In questo è indispensabile coordinarsi con la location per i tempi necessari alla cucina.
E dev’essere indicato l’orario del taglio della torta, soprattutto se è previsto in contemporanea lo spettacolo di fuochi artificiali o di fontane luminose.
Da non dimenticare
Nella timeline devono comparire due orari di estrema importanza.
Uno è il momento del lancio del bouquet e della giarrettiera.
Generalmente si fa dopo il taglio della torta, ma in alcune Regioni si usa farlo quando gli invitati sono seduti a tavola, tra i primi e i secondi.
E’ comunque, in entrambi i casi, importante segnarlo perché il servizio deve adeguarsi a questa tempistica. Non si possono certo iniziare a servire i secondi se gli invitati sono in quel momento occupati ad assistere o a partecipare al lancio del bouquet o della giarrettiera!
L’altro orario importantissimo è quello di termine della musica.
La location è a disposizione degli sposi fino ad un certo orario, scattato il quale deve essere lasciata libera da cose e persone oppure bisogna pagare un extra-time di centinaia di euro.
Quindi si fa terminare la musica circa un’ora prima, in modo che tutti gli ospiti siano pronti ad andarsene all’ora X.
Mi rendo conto che, vista così, può sembrare una follia, una cosa da ossessivo-compulsivi.
Ma è davvero molto importante per la gestione della giornata e senza timeline rischiate di lasciare tutto allo mercé degli imprevisti.
Ricordatevi che l’orario in cui lasciare libera la location a fine serata, c’è sempre.
Quindi se iniziate a tardare alla cerimonia, poi tutto ritarda ad effetto valanga e quelli che erano “solo” 15 minuti all’inizio poi diventano 90 alla fine. E invece di ballare per due ore dopo il taglio della torta, ballate solo mezz’ora perché non ci state più con i tempi. Con conseguente spreco di soldi per il dj, che avete pagato ma che si è girato i pollici per tutto il tempo.
E’ giusto e sacrosanto che voi vi godiate la giornata appieno.
Ma questo NON significa evitare di fare la timeline. Significa solo che dovrete delegarne il controllo a qualcuno.
Meglio se una wedding planner o una coordinator.
By Cristina Corazza – Rock Wedding Planner