Uno degli scogli più grandi che gli sposi si trovano ad affrontare nei preparativi per le nozze è la suddivisione degli invitati tra i tavoli.
Ed è un compito che – ahimé – possono svolgere solo loro.
La planner non può farlo, perché non conosce tutti gli invitati e non sa i retroscena familiari e di amicizie che potrebbero influire sulla disposizione.
Quindi… qual è il segreto per riuscire a collocare tutti gli ospiti nei tavoli senza avere un collasso nervoso?
Tableau de Mariage e Escort Cards
- Il Tableau de Mariage è il tabellone con l’elenco dei tavoli e, per ciascun tavolo, l’indicazione dei nomi degli ospiti che vi sono assegnati.
- Le Escort Cards sono delle sorta di segnaposti (cartoncini o oggetti a tema con lo stile delle nozze) su cui è indicato il nome dell’invitato e il nome del suo tavolo.
Entrambi vengono collocati all’ingresso della sala in cui si terrà il ricevimento, in modo che gli ospiti possano entrare già conoscendo il nome del proprio tavolo.
Inutile dire che si deve scegliere, o si fa il tableau o si fanno le escort cards. Farli entrambi sarebbe una ripetizione inutile.
In ogni caso, qualunque sia la scelta, vanno preparati circa due settimane prima del matrimonio, quando ormai gli invitati dovrebbero aver già confermato la loro presenza.
Dico “dovrebbero“, perché non sempre le risposte arrivano in modo tempestivo e comunque gli imprevisti dell’ultimo momento ci sono sempre.
Questi stessi strumenti aiutano gli sposi al momento della preparazione, perché permettono loro di fare il punto sui vari gruppi di invitati che siederanno vicini.
Tavoli rotondi e tavolo imperiale
Bisogna comunque fare una dovuta premessa: i tavoli non sono tutti uguali.
Ai matrimoni possono esserci i classici tavoli rotondi (da 6/8 posti oppure da 8/10 posti) oppure il tavolo imperiale (quello rettangolare, lungo).
Quest’ultimo, per gli sposi, è più semplice da gestire.
E’ raro che ci sia un imperiale solo, perché servirebbe una sala lunghissima. Solitamente ci sono più tavoli imperiali affiancati.
Ma comunque, anche in questo caso, il numero di ospiti che si possono sedere in ciascuno degli imperiali è maggiore di quelli che ci starebbero sui tavoli tondi. Quindi per gli sposi è più semplice suddividerli.
La sfida maggiore riguarda i tavoli rotondi per due ragioni:
- i tavoli hanno una capienza massima (8 o 10 posti, dipende dalla grandezza del tavolo) che non può essere sforata. Ma allo stesso tempo un tavolo da massimo 10 non si può fare con meno di 6 persone, perché starebbero troppo distanti tra loro. Quindi bisogna prestare attenzione anche al numero minimo.
- gli ospiti seduti in un tavolo rotondo si vedono tutti in faccia e bisogna evitare di mettere insieme persone che “si stanno antipatiche”. Per dirla in modo soft.
Comunque esistono delle regole di base, che possono aiutare a fare una prima scrematura:
- Il tavolo degli sposi deve essere posto in un punto ben visibile da tutti.
- I tavoli immediatamente accanto a quello degli sposi, sono riservati agli ospiti più importanti, cioè i genitori e i testimoni.
Due segreti per farcela senza stress
Favorire la conversazione
Più le persone chiacchierano tra loro, più è piacevole il tempo passato a tavola.
Per favorire la conversazione esistono alcuni “trucchetti“:
- Mettere insieme gli amici di lunga data o persone con interessi comuni (es: hobby, studi, professione, ecc…).
- Se non è possibile fare un tavolo solo di single o di soli “over 60”, è bene mischiare questa tipologia di ospiti, unendo anche la presenza di almeno una coppia, per vivacizzare la conversazione.
- E’ consigliabile mettere vicine le famiglie con bambini, in modo che i genitori possano aiutarsi reciprocamente nel badare ai figli. Se non nello stesso tavolo, almeno in tavoli vicini.
La regola non scritta
NON separare MAI i fidanzati!
In caso di necessità, piuttosto è meglio separare una coppia sposata.
Perché??
Un matrimonio è un’occasione in cui molte persone già si conoscono (gruppi di amici storici, parenti, compagni di studi…) e se una coppia è sposata è probabile che entrambi conoscano già una parte degli altri invitati.
Ma se una coppia è fidanzata, uno dei due potrebbe non conoscere così tante persone… o addirittura non conoscerne nessuna. E quindi trovarsi a disagio venendo separato dall’altro.
Un esempio creativo
Una volta, con una coppia di sposi abbiamo trovato una soluzione molto creativa.
Era un matrimonio abbastanza contenuto: c’erano una trentina di parenti “over 50” e una cinquantina di persone, tra amici e parenti, di età variabile tra 25 e 35 anni. Quindi la parte del leone la facevano i giovani.
Il ricevimento si teneva in una cascina all’interno di un parco. Avevamo il “piano B” in caso di pioggia, ma il “piano A” era quello davvero fuori dal comune.
Non abbiamo assegnato tutti i posti a sedere.
I parenti “over 50” erano posizionati ai tavoli sotto il porticato della cascina, con posti assegnati.
Per i più giovani, invece, avevamo predisposto dei tavoli rettangolari sul prato fuori dal porticato. Erano apparecchiati con un numero di coperti maggiore del necessario e senza assegnare i posti.
Gli ospiti potevano quindi accomodarsi dove meglio credevano e potevano anche decidere di cambiare tavolo ad ogni portata (con alcune accortezze legare alle allergie alimentari).
E’ stata una sorta di ricevimento itinerante.
Si sono tutti divertiti molto e hanno interagito molto più di quanto avrebbero fatto con posti fissi.
E, detto tra noi… gli sposi si sono tolti una bella gatta da pelare!
By Cristina Corazza – Rock Wedding Planner
